どれほど仕事ができる人でも、説明が下手というのは大きなマイナス要因となってしまいます。
逆に言えば、仕事がそれほど出来ない人でも説明を上手い人の場合は周りの人がフォローしてくれますので、一般企業に勤めている人の場合は出世の糸口になることもあります。
説明下手だということを自分で認識していても、どのように改善すれば良いのか分からないという人も多いと思われますので、こちらでは説明下手を克服する方法について詳しく紹介していきます。
説明したい内容について自分の中でキチンと把握する
説明下手な人の特徴というのは様々なものがありますが、その中でも多いのが自分の中で内容がまとまっていないのに説明をしてしまうということが挙げられます。
これは、上司やパートナーなどに説明することを急かされてしまって内容がまとまっていないまま説明をスタートしてしまうというものになっています。
また、内容をまとめることが苦手だという人も多いかもしれませんが、まとめることが苦手ならばまとめなくても構いません。
肝心なのは、自分が説明したい内容についてキチンと把握しているのかということになっていますので、要点だけをまとめるのが苦手な人はまとめずに理解するようにしてください。
説明したい内容の把握が完了していない状態で説明されても、説明を受ける側もどうすれば良いのか分からなくなってしまいますので、互いに不幸な結末になることが予測されます。
そのため、説明をまとめるだけの時間が足りないというような状況ならば「内容をまとめておりますので、もう少しお待ちください」と、一言いれるだけでも状況は大きく改善します。
もしくは、内容をまとめていないために質問をされても答えられないような場合には、「現在、内容をまとめておりますので、私も把握できていません」というように、ハッキリと伝えることが大切です。
最も悪いのは、内容を把握できていない状態であやふやな情報を説明してしまうということになってしまいます。
そうすると結果的に自分の首を絞めることに繋がりますので、出来ていない場合には出来ていないということをしっかりと伝えることが重要です。
説明の伝え方を工夫する
説明下手を克服するためのテクニックとしては、説明の伝え方を工夫するというものがあります。最近では説明をするためのツールとして、様々なアプリやパソコンソフトなどが多くなっています。
人間というのは文章よりも図や表といった情報を認識しやすいということが挙げられますので、文章だけの資料よりも写真や画像などを作って説明をしたほうが理解されやすくなります。
また、説明をするシーンについても考慮すると良いでしょう。
例えば、同じ物事を説明するのに、朝イチに説明をしたほうが良いのか、業務の途中が良いのか、帰り際に伝えたほうが良いのかという時間的な問題から、相手の仕事状況を伺いながらタイミングを図ることも考えられます。
説明下手な人ほど自分の状況を優先して相手に伝えようとしてしまう傾向にありますので、説明下手を克服するためには相手の状況を考えて説明する機会を探るのがベストな選択となります。
相手に合わせて説明のやり方を変える
基本的に説明というのは、自分が理解していることを相手に伝えるための行動となりますので、説明をする上での目的は「自分の持っている情報を相手に知ってもらう」ということです。
そのため、どれほど内容をまとめていて、自分で理解していても相手に伝わらなければ意味がありません。
よくあるケースとしては、部下がパソコンでツールやソフトを使って見やすい資料を作成して、その内容を上司に説明する際に、資料を見ながら説明をするというようなシーンがあります。
この状態で、上司がパソコンのツールやソフトについて熟知しているのならば問題ありませんが、デジタル製品に疎い人に説明をするのなら、どこがどうなっているのか分からないために伝わらないという状況になります。
最近ではペーパーレスを実施している企業も増えているために会社全体でもコスト削減のために管理システムを導入するケースも増えていますが、使えないツールを増やしても労力が増えるだけなので、意味がないということです。
このような状況では、紙媒体に説明したい内容を起こして、相手に資料として渡すことによって解決することが出来ます。
いかがだったでしょうか？ 説明が下手な人というのは、説明をすることが下手なのではなく、説明をするための状況を把握するのが苦手だというケースが多いです。 そのため、説明下手を克服するためには、説明をするための準備をキチンとすることによって大概は解決することが出来る問題となっています。 簡単に言えば準備不足だということになりますが、準備が出来ていない場合にはそのことを相手にキチンと伝えるということが最も大切です。 そうすることによって、多少の時間が掛かってもキチンと説明したいことが相手に伝わりますので、互いに良い関係を築くことが出来るようになります。
