会議の議事録を取るのは若手の仕事ということでもありませんが、発言する機会の少ない若手が任されるケースが多くなっています。
しかし、急に議事録を取るように言われてもどのようにして取ればいいのか分からないという人も多いでしょう。
企業によっては議事録の書式が決まっている場合もありますが、書式が定まっていないケースもありますので、こちらでは分かりやすく議事録をまとめるポイントについて詳しく紹介していきます。
何のために会議の議事録を取るのか？
議事録というのは「会『議』で起こった出来『事』をまとめて記『録』する行為」となっています。簡単に言えば「どのような会議が行われたのかということをまとめた書類」ということになります。
どのようにして議事録を取ればいいのか分からないという方の場合は、何のために議事録を取るのかということを考えると分かりやすいです。
一般的に会議というのは閉鎖的な空間で限られた人数で行われることになります。
全社員が参加する会議というものが無いように、基本的にはプロジェクトに必要な人員だけを集めて議論を交わすのが会議となっていますので、会議で起こった出来事を記録して社員で共有するのが議事録を作成する目的です。
また、大人の社会でも「言った、言わない」という水掛け論となるケースも多いために、この問題を無くすためにどのような会議が行われたのかということの備忘録のために用いられることもあります。
議事録を取る際に分かりやすく書ける5つのポイント
冒頭でも紹介したように議事録を取る際には、予め書式が決められているケースもあります。
こちらで紹介するのは、白紙の紙から議事録を作成する際に分かりやすく書くためのポイントとなっていますので、書式が既に定まっている場合は参考にしながら議事録を取るようにしてください。
まずは1つ目のポイントとして、議事録を取る前に下記の4点の情報を記入してください。
・ 会議の開催日時
・ 会議が行われた場所
・ 会議の出席メンバー
・ 会議の議題
これらの情報というのは議事録を取る際に最低限必要な情報となります。
残りの4つのポイントについては、下記の通りになります。
・ 会議で決定したこととは
・ 会議で決定しなかったこととは
・ 会議中、新たに上がった課題とは
・ 誰がどのような発言をしたのか
これらの情報をまとめると議事録として完成します。これだけだと分かりづらいかもしれませんので、それぞれのポイントについて簡単に紹介していきます。
まずは会議で決まったことについてですが、会議というのは何かを決めるために行われることになります。
中には会議をするためだけに会議をするという無駄な会議をする企業もありますが、普通の企業の場合は何らかの課題を決めるために会議を行います。
会議で決まったことを記入する際には「5W1H」を意識して具体的に記入することが重要です。
5W1Hというのは下記の通りになっています。
・ WHEN＝いつ（日時や納期など）
・ WHO＝誰が（発言をした人や、行動を起こす人）
・ WHAT＝何を（何をするのか）
・ WHERE＝どこで（決まったことを起こす場所）
・ WHY＝なぜ（決定に至った経緯や背景など）
・ HOW＝どのように（具体的な方法）
これらのことを意識することによって、会議で決定したことを上手くまとめることが出来ます。
次に会議で決まらなかったことについてですが、会議をしても時間や情報が足りなかったために決定することが出来なかったということは十分に考えられます。
この際には、決まらなかったということを書くだけではなく、今後はどのようにするのかということも話し合われることが多いので、それらの情報を記入すると良いでしょう。
そして、会議中に他の課題が上がったケースについてですが、こちらは会議で決まらなかったことと同様に今後はどのようにするのかということを明確にすると分かりやすいです。
会議中に上がった課題を会議の中で決定することが出来た場合は「決定した情報」の中に盛り込むと良いでしょう。
最後に誰がどのような発言をしたのかということについては、会議の出席者でも全ての情報を覚えていられるということではありませんので、互いに発言した情報を共有するために作成することになります。
こちらの部分では「誰から」「どのような意見が出たのか」ということを記入しておくと後々に情報を共有しやすくなります。
議事録を取った後は素早く提出する
情報というのは生ものと同じように鮮度が大切です。
会議の情報をまとめた議事録を素早く提出することによって、どのような会議が行われたのかという情報を全社員で共有することが出来るようになります。
極端な話をすれば会議が行われてから1週間が経過して議事録を提出しても議事録を取った意味がないということになりますので、基本的には会議が終了してから1時間以内に議事録を提出するようにしたほうが良いでしょう。
ただし、長時間に渡る会議や社内だけではなく社外にまで回覧するようなタイプの議事録の場合は文言のチェックなどを厳しくしなければいけませんので、これらのことを考慮しても会議が行われた当日中に議事録を提出するようにしてください。
まとめ
いかがだったでしょうか？
会議の議事録を取るという話を聞くと難しいイメージを抱く人が多いかもしれませんが、簡単に考えればどのような会議が行われているのかという情報を記入するだけとなっています。
議事録のフォーマットがあれば楽になりますので、フォーマットが無いという場合には自分で作るようにしても良いかもしれません。
