タイムマネジメントはタイムパフォーマンスという言葉で呼ばれることもありますが、簡単に言えば時間管理をするためのテクニックの一つとなっています。
基本的な考えとしては、1日の業務の中でどれを優先的に片付けて、明日の業務に繋げるのかというテクニックとなっていますので、タイムマネジメントが上手な人は業務を効率的に片付けるのが上手くなります。
こちらでは、タイムマネジメントの重要性とテクニックを身につけるためにはどうすれば良いのかということについて詳しく紹介していきます。
タイムマネジメントは業務効率化に直結する
タイムマネジメントはチームやグループなどの複数の人が1つのプロジェクトに携わる場合などに重要となります。
極端な話をすれば、1人で全ての業務を進めるような場合には、結果的に納期までに業務が完結していれば良いというだけなので、それほど重要視はされません。
しかし、最近ではグループでプロジェクトに取り組むような企業が増えていますので、タイムマネジメントを習得することによって全体の業務を効率的に進めることが出来るようになります。
タイムマネジメントを習得すると、1人あたりの作業量を正確に把握することが出来ますので、1人に仕事が集中しすぎて暇な人が出来るというようなことを防いだり、一生懸命取り組んでいるけど時間が足りないというような状況を回避したりすることが出来ます。
1人1人が全力で1つのプロジェクトに取り掛かれるようにするために必要なのがタイムマネジメントというスキルとなっていますので、リーダー的なポジションにいる人は身に付けたほうが良いでしょう。
集中力とタイムマネジメントの関係性
上手くタイムマネジメントを活用するためのコツに関しては、自分の集中力と集中できる時間について把握することが大切です。
人間というのは不思議なもので集中している間は通常の状態よりも効率的に行動することが出来るようになります。
しかし、人間の集中力というのは持続できても20分～30分程度とされていて、長時間の集中をすることが出来ない仕組みになっています。
さらに、高い集中力が求められるような作業をすると1分や2分といった短い時間でも集中が切れてしまうようになり、集中が途切れるとミスをしてしまう可能性が高くなってしまいます。
そのため、タイムマネジメントを正しく活用するためには、その作業にはどれくらいの集中力が必要なのか、そして集中している時間がどれぐらい必要なのかということを正しく認識する能力が求められるということになります。
また、集中するためのルーチンワークなどが必要な場合は、それらの時間も計算する必要がありますので、それらのことを1つ1つ細かく分析することがタイムマネジメントを正しく活用するために必要だということです。
優先度の高いタスクは集中できる時間帯に片付ける
一般的な企業で常に集中して業務を行わなければならないような環境にあるケースは非常に稀となっています。
そのため、実際に集中して業務をしなければならない時間というのは限られていますので、優先度の高い業務やタスクに関しては集中することが出来る時間帯や環境にすることが出来た時にまとめて片付けるのがタイムマネジメントのコツとなります。
一般的な考えでは午前中のほうが午後に比べると集中力が高いというデータがありますので、重要な業務については午前中に片付けたほうが良いとされていますが、集中力が高まる時間帯というのは人によって異なるということに注意してください。
そのため、自分にとって午後のほうが集中できるというような状況の場合は午前ではなく午後に重要なタスクを片付けたほうが、効率が良いということです。
また、集中力を高める方法としては、1日の業務の中で簡単なタスクから片付けるというものがあります。
人間というのはタスクが積もり重なっているような状態だと満足のできるパフォーマンスを発揮することが出来ないケースが多いので、少しずつエンジンを暖めるように簡単なタスクから片付けることによって高いパフォーマンスを発揮することが出来るようになります。
このように1日の中での業務の順番を入れ替えるだけでも負担が大きく減ることになり、結果的にタイムマネジメントを習得することが出来るようになりますので、タイムマネジメントについてそれほど難しく考える必要はないということを知っておいてください。
まとめ
いかがだったでしょうか？
タイムマネジメントというと効率的に時間配分をしなければならないというように数字に目を奪われる人が多いですが、実際には数字よりも集中力や個人の感情といったものに左右されやすいということが分かってもらえたと思われます。
タイムマネジメントを上手くするコツについては、数字を挙げることではなく、環境を良くすることによって結果的にタイムマネジメントが上手く出来ているというようなケースが多いために、数字に囚われないようにすることが大切です。
