スケジューリングはビジネスにおいて必要なスキル。
会社の売上そのものに直接関係していなくても、スケジューリングの管理ができている人は結果的に仕事の効率化へと繋がります。
反対にスケジューリングが苦手な人はダラダラと仕事が進まなかったり、予定がダブルブッキングしたりと何かと失敗してしまうのです。
そこで今回はスケジューリングが仕事で大切な理由やスケジューリングをする上でのポイントについてまとめてみました。
目次
スケジューリングが大切な理由
業務をルーティン化させる
予めスケジューリングしておくことで、日々大切な業務をルーティン化させることができます。普段からスケジューリングをしない人は「時間があればやる」と業務を曖昧にしてしまいがち。
その日できなくても「まあいっか」と開き直り、先送りさせてしまう傾向にあります。その点、きちんとスケジューリングしておくことで「必ず終わらせる」と言い聞かせ、業務をルーティン化させることができるのです。
業務の生産性を高める
仕事では時間を掛けたからといって質が必ずしも良いとは限りません。丁寧なのは確かに良いことですが、あなたが携わっている業務の先には待っている人がいることを忘れないようにしましょう。
更に時間を掛けた分だけこなせる仕事量が減ってしまうこともあるのです。それらを解決するにはスケジューリングを欠かさないこと。一日の内にできるだけ多くの仕事をこなして生産性を上げるには、スケジューリングをしておき時間内に終わらせることが大切なのです。
納期を守る
スケジューリングをしない人は納期というものに無頓着な人が多いです。仕事を頼まれた時点で「いつまでに終わらせなければいけない」というのを気にしない人は要注意。
スケジューリングの癖を付けることで納期忘れや納期遅延を防ぐことができます。「この日までに終わらせなければいけない」という納期設定をしておくことで、進捗状況に応じてフォローをお願いするなど柔軟が動きもすぐにとれます。
スケジューリングの管理のコツ
見えやすいところで管理する
スケジューリングをいざ始めても、書いた場所を忘れてしまっては意味がありません。またせっかくスケジューリングしてもすぐに確認できない場合も同様です。
大まかなスケジューリングは普段自分が持っているスケジュール表に。期限が迫っているものや、その日の細かいスケジューリングについてはデスクの見えやすい位置で管理するのをおすすめします。
責任者や担当者を把握しておく
業務についてもそれぞれの責任者や担当者をきちんと把握し、一緒にスケジューリングしておきましょう。A業務はいつまでに、とスケジューリングをすると同時に責任者や担当者も管理するのが大切。
もし何かあった時に誰に報告するのか分からないようでは、せっかくのスケジューリングが無駄になってしまいます。色々な部署や取引先から複数の仕事を頼まれやすい人は、必ず把握できるように工夫をしておくのがおすすめです。
習慣化させる
大切な業務がある時だけスケジューリングしているようでは管理上手にはなかなかなれません。スケジューリングは単純なものも複雑なものも両方管理する必要があるのです。
簡単なタスクだからスケジューリングしなくてもいいというものではなく、簡単なものでも箇条書き程度にはまとめるようにしましょう。これらを習慣化させることで、簡単なものでも忘れずにこなしてくれるとう周囲からの信頼を得ることができます。
スケジューリングの立て方の手順について
必要なタスクを洗い出す
スケジューリングの立て方についてはまずは必要なタスクを洗い出しましょう。思いつく限りを全部書いていきながら頭の中である程度スケジューリングを組み立てるのがポイントです。
また最初に必要なタスクを洗い出すことで、忘れていたタスクを思い出すなど色々な効果が期待できます。
優先順位を付ける
スケジューリングに必要なタスクを洗い出したら、今度はそれぞれに優先順位を付けましょう。これはスケジューリングの要ともいえる作業です。
ただ必要なタスクを洗い出して終わりではなく、優先順位をつけることで生産性を高める効果も期待できます。優先順位の高いものから順に書き出す、色を変えたり印を付けたりするなど自分で分かりやすい方法でスケジューリングしましょう。
終わったものにはチェックをする
スケジューリングを作って終わりではなく、進捗状況や終了したもののチェックも忘れずにしましょう。その都度スケジューリングの状況はもちろん変わっていきます。
タスクの中でも何が終わって何が途中なのかをスケジューリングで管理することも大切です。終わった後は新しいタスクが増えているはずなので、日々更新して行く癖をつけましょう。
まとめ
スケジューリングの大切さやスケジューリングをする上でのポイントなどをお伝えしました。
スケジューリング自体は目立たない作業ですが、納期をきちんと守り与えられたタスクをこなす人は社内や取引先でも信頼されるようになります。
些細なことでもスケジューリングを怠らないことで、いずれはスキルアップや生産性の高さにも繋がりますので、面倒がらずに積極的に始めてみましょう。
