ビジネスシーンにおいて提案書を作る機会はほとんどの人に訪れます。作成したことがない人も一度は聞いたり目にしたりという経験もあるはずです。
そんな提案書ですが作成するメリットはどんな所にあるのでしょうか。また相手の心に響くような説得力のある提案書にするための構成とはとのようにしたらら良いのでしょうか。
今回は提案書を作成する際のポイントについてまとめてみました。
目次
提案書を作成するメリットとは
情報を整理することができる
ビジネスにおける提案書とは、取引先の抱えている問題や課題を見つける所から始まります。そこからどのように解決していくかを紐解いて提案するのが提案書となるのです。
どこの会社でも問題は抱えているもので、それは決して一つや二つではありません。提案書を作るメリットは相手の抱える問題点（情報）を書き出して整理できる事です。
提案された側は新たな気づきを得られる
提案書は問題を抱えている相手がいてこそ作る意味があるのです。そのため、提案書は相手が「ここをこうしていけばいいのか」といった気付きを得られるのも一つのメリット。
提案書を作っただけで満足するのでは独りよがりになってしまいます。必ず相手にとって新しい発見を得られる提案書を作成していく必要があるのです。
時間のある時に目を通せる
問題点を伝えたいときに相手が忙しければ、話を聞いてもらえないことが多くなってしまいます。そこであらかじめ提案書を作成して「お時間のあるときにご覧ください」と渡すことがおすすめ。
忙しくしている時に問題点を口頭で伝えられても頭に入っていくはずがありません。どれだけ説得力のある提案だとしても台無しになってしまうでしょう。
しかし提案書としてまとめることで、相手に時間のあるときに目を通してもらえるというメリットがあります。
提案書を作成した方が良い場面とは
問題解決への方法を伝える時
相手が問題を抱えているとき、口頭やメールなどの簡素な方法で解決する場合もあります。
しかし問題点が多い、解決策が複数ある、費用が生じるといった場合は提案書の方が良いでしょう。簡素な方法よりもまとまりやすく、早期の問題解決にも繋がります。
図やグラフを用いて説明する時
ビジネスシーンにおいて相手を説得させるには、図やグラフを用いることは重要スキルの一つでもあります。それは提案書を作る上でも同様。
割合や推移などは図やグラフに表すと、相手にも伝わりやすく説得力も増します。積極的に取り入れて分かりやすい提案書を作成しましょう。
社外のお客様に対して作成する
提案書とは基本的に社外の取引先に対して提出する書類です。つまり社内の上司に「提案書です！」と自信満々に渡してしまうと恥をかく恐れがあります。
提案書も取引先に渡す一つの商品であるという自覚をもちましょう。社内間でのやり取りならミスがあっても内輪の出来事で収まりますが、取引先への提出となれば書類のミスは大きなクレームに発展することもあります。
そのことを踏まえて細心の注意をはらいながら、説得力のある提案書を作成しましょう。
提案書を作るためのステップと注意点
企画書と提案書は違う
企画書と提案書は似ているようですが意味合いは全くの別物です。企画書とは社内に提出するもので新商品や新イベントの企画をまとめるときに作成します。
対して提案書は先ほどの項目でもお伝えしたように、社外の取引先相手に提出するもの。そして企画ではなく提案なので、問題点を発見し解決に向けた提案をするときに作成します。
問題点を明確にして情報収集する
提案書を作成する際にポイントとなるのは説得力のある提案書にすること。そのためには問題点を必ず明確にして情報収集を行いましょう。
単に問題点を指摘するのではなくなぜ問題が起こったのか、それによってどんな影響があるのか。正しい情報収集をしていかなければ相手にとって「押しつけがましい」と思われてしまいます。
実現可能な提案書にする
問題を解決するためには設備の導入や人材の確保などが関わってくる場合があります。
しかし少数精鋭の会社に対して「来月は1億円の設備投資が必要です」「人材をあと20名確保しましょう」といった内容では説得力がありません。
相手が不快に思われてしまう恐れもあるので、提案書の作成する際は実現可能な提案内容にすること。
そして提案書を確認して実際にどうするかは相手が判断します。
そのため提案内容も複数揃えておくと良いでしょう。相手にとっても「A案は無理だけどB案ならすぐにでもできそう」と提案を受け入れやすくなります。
まとめ
今回は提案書についてお伝えしましたが、いかがだったでしょうか。社内社外を含めるとビジネス文書にはさまざまな種類があります。
作成する際のポイントはそれぞれ違いますが、共通するのは相手にとって分かりやすい文書であることです。
そうすることで説得力のある文書になり、良好な人間関係を築くきっかけにもつながります。提案書を作成する際は、ぜひ今回お伝えしたポイントを思い出して作ってみてくださ
