訪問には色々な種類がありますが、訪問する時の手順は決まっていて手順通りに行うことがマナーになります。最初に訪問先にアポイントを取って、次に訪問の準備にかかります。
実際に訪問した時は、受付で訪問した旨を告げると面談を行う応接室などに通されるのが一般的です。先方との面談が終了したら相手に訪問のお礼を述べて訪問策を去ることで、一連の手順が終了します。お礼のメールは訪問後に行いますが、訪問の翌日までに送ることが通常の例です。
訪問のお礼メールとは
訪問のお礼メールは忙しい中で訪問の機会を設けてくれた訪問先に感謝するために行いますので、原則はすべての訪問に対して実施します。特に初めての訪問先や初期段階の取引先には、訪問のお礼メールを出すことが必須なことになります。
契約を結ぶための訪問などの大事な訪問では必ずお礼メールを出すことが必要ですが、いつも行なっている訪問の時でもお礼メールを出して取引先とのコミュニケーションをはかることが次の訪問や取引の継続などにつながります。
大事な商談などの場合にはお礼メールを書くことはもちろんですが、お礼メールにプラスして電話でお礼をすることやお礼状を送ることも大切になります。丁寧な対応をすることが好印象につながります。
お礼メールは訪問後にできるだけ早く行うことが効果的です。訪問の当日に送ることが良いのですが、遅くても翌日には送ることが必要です。お礼状も1週間以内に送れば先方が覚えていてくれますが、遅すぎると悪い印象を持たれることも考えられます。
お礼メールの書き方
お礼メールは簡潔に分かりやすく書くことが大切です。メールの件名は伝えたいことを前半に記載して、主旨が相手に伝わる短い文書にします。件名が長々と説明的になると最後まで読むだけで大変で受け取った人に不親切になります。
メールの本文は相手に分かりやすい文章にすることが必要です。メールの内容が理解しやすい文章は、漢字とひらがなの使い方が適切なバランスでありひとつのセンテンスが長すぎない文章です。誤字や脱字がないことも当然のことになります。
お礼メールの中に商談中の課題となった事柄やその後の商談に関する進行状況について短く記載することで、メールがお礼の内容だけでなく相手とのリアルな情報交換になることが考えられます。
お礼メールは頻繁に作成することが考えられますので、お礼メールを定型の文章にして登録しておくと作成する時に便利です。また相手のアドレスをアドレス帳に登録しておけば、メールアドレスだけでなく社名や名前などが表示され丁寧な印象になります。
相手との関係を考えたお礼メールの作成
お礼メールの作成は送る相手との関係を考えて言葉を慎重に選ぶことが大切です。言葉に注意するメールは、社外の取引先などへのメールで訪問後や接待された後のメールなどや社内では上司や目上の人に対するメールです。
取引先を訪問した後のメールは訪問に対するお礼とともに訪問の際に話題になったことの確認や今後の取引のスケジュールなどを記載して、取引が継続していくようにメールを活用することが効果的です。
接待を受けた時のお礼メールは相手のおもてなしに感謝する気持ちを表現するとともに、会席で特に感銘を受けたことを具体的に記述すれば相手に好印象を持たれると思います。次回はこちらが接待することも忘れずに記載することがマナーです。
社内の上司や目上の人に対するメールは、考えようによっては社外の場合より難しいと思われます。上司や目上の人はメール作成者を評価する立場にある場合も考えられますので、稚拙なメールや敬語の間違いなどが人事的な評価につながる恐れがあります。
お礼メールに入れ込むべき文章
お礼メールの内容は、相手と共有した実際の会話などが盛り込まれていて相手から受けた影響によりどのように反応したかの記述などは説得力があると思われます。相手から受けた影響を今後の仕事に活かす考えを述べることも良いと思います。
お礼メールを一般的な表現にすると相手に対するインパクトは弱くなります。相手と共有した実際の会話を引用すると、相手がその場面を思い返すことができますので形式的で抽象的なお礼メールではなくなり分かりやすくなります。
相手と共有した会話から影響を受けて関連する書籍を購入して深く掘り下げたことや具体的に実践してみたことなど、自分がいかに影響を受けたかを記述することで相手に対する説得力が強くなると考えられます。
相手に対するお礼の気持ちを述べるとともに、今後の取引などを続ける考えも入れ込むことが必要です。そのために、実際の商談などで影響を受けた内容を今後の仕事に反映させる具体的な決意や提案などを述べることも効果的だと思います。
営業訪問の後のメールの書き方
営業訪問の後のメールはお礼の気持ちが簡潔で分かりやすく表現されていることが大切です。あまり形式的なお礼メールになると相手に対する感謝の気持ちが薄くなりますので、訪問時の具体的な話題なども記述に加えると相手に伝わりやすくなると思います。メールを出す相手との関係を考慮した内容にすることも重要です。取引先に対するメールは取引が進展するような内容を作成し、社内の上司などには好印象を与えるメールを心掛けることが良いと思います。
