ビジネスメールは社内外の色々な場面で活用されますが、お礼の目的でメールを使用することも多いと思われます。お礼メールは自分をアピールする絶好の機会にもなると考えられます。
どのようなお礼メールが先方に喜んでもらえるかを考えて効果的なメールを作成することは、仕事を進める上で重要になります。送付先に好印象を与える文章やフレーズを身につけてお礼メールの作成に活用することで、相手との関係が円滑になる効果が期待できると思われます。
ビジネスメールの基本
ビジネスメールは基本の型を踏襲して作成することが通例ですので、基本の型を覚えることが必要になります。基本の型の概要は、宛名が最初で挨拶や名乗りがあり、内容の詳細を記述して結びの挨拶になり最後は署名で終わります。
宛名はビジネスメールの最初に書きます。相手の会社名や部署名、名前をフルネームで書いて、名前には「様」をつけます。次に挨拶を書き、自分の会社名や所属、名前を名乗ります。挨拶は「お世話になっております」などが一般的です。
内容の詳細は、はじめにメールの趣旨を簡単に述べて次に本文を相手に分かりやすく書きます。分かりやすいメールは全体が簡潔で結論が先に述べられていて、日時や場所などの要点が明確に記載されているメールです。
結びの挨拶は、「今後ともよろしくお願い致します」などが一般的に使われます。メールの内容によって、「ご検討をお願い致します」などに変えても良いと思います。署名はプロフィールが分かるような内容を盛り込むのが通常の型です。
お礼メールとは
お礼メールはビジネスのマナーであり、社外の取引先を訪問した後にお礼メールを送付する場合や社内の上司にごちそうになった時や同僚に仕事への協力のお礼に送る場合など様々なケースがあります。
社外へのお礼メールで多いのは取引先を訪問した後に送る場合です。営業の商談の場合は他社が競合していることも考えられますので、迅速なお礼メールの送付が必要であり当日か翌日にお礼メールを送ることが大切だと思われます。
社内では上司にごちそうになる機会が多いのでお礼メールを送ることもあると考えられます。上司へのお礼メールは目上に対する敬語を使用して丁寧に作成するのがマナーです。親しい関係でも人事権を持っている上司ですので油断は禁物です。
社外のお礼メールはビジネスマナーに基づき慎重に推敲したメールを早めに送ることが大事です。社内のお礼メールは馴れ馴れしくなり過ぎないことが大切です。ただしどちらも具体的なことの記載などを盛り込み儀礼的になり過ぎない工夫も必要です。
お礼メールの注意点
お礼メールの書き方にはいくつかの注意点があります。相手に感謝の気持ちが伝わるような言葉遣いをすることや相手に分かりやすい簡潔な文章構成にすること、メールを送付するタイミングを考えて送れないようにすることなどに注意が必要です。
お礼メールを送る相手にはお礼を伝えたいと思う具体的な出来事などを述べて、「優しいお心遣いに感謝しております」などの表現でお礼の気持ちをあらわします。実際の具体的な出来事が述べられていると相手に伝わりやすくなります。
お礼の気持ちを述べる場合に長過ぎる文章は分かりにくく読むだけで疲れてしまうことも考えられます。相手が読むことに負担を感じない長さで分かりやすい簡潔な文章の構成にする必要があります。
お礼メールを送るタイミングも大切です。できるだけ早く送ることが効果的ですが、急ぎ過ぎて誤字や脱字があるお礼メールを送ることは相手に失礼になります。また株式会社を（株）と略すことはマナー違反ですので略さずに記載することです。
相手に好印象を与えるお礼メール
ビジネスで相手に好印象を与えるお礼メールは、社外の取引先とビジネスを継続していく場合や社内で仕事を円滑に進めていく場合などに重要な役割を果たすと思われます。取引の成功や社内の出世に結びつくことも考えられます。
ビジネスなどで食事をごちそうになりお礼のメールを送る機会に相手に好印象を与えるポイントは、メールを送るタイミングだと考えられます。24時間以内で次に会う前に送ることが好印象につながると思われます。
食事のお礼メールでは、食事をごちそうになったお礼の他に会話の内容や飲食についての感想なども記述することが相手に好印象を与えると思われます。儀礼的なお礼だけでなく具体的な表現をすることで相手との親近感が増すと考えられます。
お礼メールで相手に最も好印象を与えるのは締めの言葉の部分だと考えられます。締めの言葉は最後の部分であり相手の記憶に残りやすいので、お礼の気持ちを「心よりお礼を申し上げます」などの言葉で表すと効果があると考えられます。
相手が喜ぶお礼メール
相手がもらうと嬉しいと思うお礼メールは、こちらの感謝の気持ちがこもっていることと具体的なことが記述されていて相手に伝わることだと考えられます。感謝の気持ちは言葉遣いが儀礼的に丁寧なだけでなく、お礼を伝える側の本当にありがたいと思っていることが表現されることが大切になります。また相手に伝わりやすい内容は実際の出来事の記述でありメールを送る側が何に感謝しているかが具体的に述べられるので相手に伝わりやすくなると思われます。
