後輩に指示を出す時は、後輩に指示の内容が正確に伝わるように出すことが大切になります。
指示の内容が正しく伝われば仕事が迅速に遂行されますが、指示の内容が明確でない場合は相手に理解されず仕事を遂行するスピードが遅くなるだけでなく、仕事が遂行されないことも考えられます。
ビジネスの場面では後輩に指示を出すことが多くなりますので、具体的で精度の高い指示の出し方をマスターしてすぐに適切な指示が出せるようにしておくことが重要です。
後輩に仕事の指示を出す時の注意点
後輩に指示を出す時は、後輩の仕事に対する理解度を考慮して指示が伝わりやすく出すことが必要です。指示を一度に多く出してどの指示が重要なのかがわからないと、後輩が混乱してしまいます。また後輩の仕事の習熟度に応じた分かりやすい伝え方も大事です。
後輩は多くの指示を出されると気持ちが焦って指示を正確に聞き取れない可能性がありますので、一度に出す指示は2、3以内にとどめることが賢明です。指示が2、3以内であれば、後輩も余裕を持って指示を実施することに取り組むことができると思われます。
仕事の習熟度が低い後輩に複数の指示を出す場合は、指示の重要度の優先順位を示すことが必要です。指示の優先度を示さない場合は、指示の優先度が分からず優先度の低い指示を先に実施する恐れがあります。
後輩の仕事の習熟度に応じた指示の伝え方も大切です。指示を出す側は相手が分かると思って伝えても、指示を受ける側は指示の内容が理解できず指示の意図が伝わらないことも考えられます。
伝わりやすい指示の出し方
指示を出しても相手に伝わらないと相手が指示通りに動くことは望めなくなります。相手に指示が伝わるためには相手に分かる内容の指示を出すことが必要です。指示の結論や理由を相手が分かるように伝えることが大事です。
後輩に指示を出す時にははじめに結論を伝えることが肝要です。詳細な方法論などを長々と話しても後輩は戸惑うと思われます。そうではなく最初から指示の目的である結論を話すことで、後輩の納得が得られると思われます。
また何故指示を出すのか理由を説明することも大切です。指示を出す理由が分かることで、後輩が指示を実現することに対する意気込みが違ってくると思われます。更に指示の理由を納得することで、想像以上の成果を出すことも期待できます。
指示を伝える時は、できるだけ後輩に分かりやすい例で伝えることが大事です。後輩が興味を持っていることや身近に感じる例をあげて伝えることで指示の内容を確実に理解させれば、指示者が意図する結果が得られると考えられます。
的確な指示とは
指示が相手に正確に伝わるかどうかは、伝える側と伝えられる側とのコミュニケーションやお互いの職務経験が関係します。お互いのコミュニケーションや職務経験が十分であれば指示が正確に伝わりやすくなります。
しかし後輩に指示を伝える時は、後輩とのコミュニケーションが不十分な場合や後輩の職務経験が浅いことも考えられます。そこで、日頃から後輩とのコミュニケーションを深めることや職務経験が浅い人への伝え方を工夫することが大切になります。
仕事以外に後輩とコミュニケーションを持ち普段からお互いの意思疎通をはかっておけば、仕事の指示が伝えやすくなると思われます。また職務経験が浅い人に仕事のことを伝える場合は丁寧に分かりやすく伝える意識を持つことが効果的です。
指示を伝える後輩とのコミュニケーションや相手の職務経験によって、指示が正確に伝わるかどうかが決まりますので、相手によって的確な指示の内容が異なります。相手に応じて指示の出し方を変えることも必要です。
確実な実施に結びつく指示の出し方
後輩に出した指示が必ずしも実施されるとは限らない場合があります。確実に後輩が指示を実施するような関係は一朝一夕にはできるとは考えられず、指示を出す側の日頃からの後輩との接触が大事になると思われます。
指示を出す側と受ける側は組織で上下関係にあることが一般的です。立場が上と下ということだけでなく指示を出す側が指示を受ける側の人事権を持っている場合もあり、指示を受ける側はどうしても失敗をしないように防衛的になるのが通常の例です。
指示を出す側は指示を受ける側の防衛的になる心情を理解して、できるだけ自分の方から指示を受ける後輩と接触することが必要です。そして後輩がミスをしても責め過ぎず、成功した時は褒めることが大切です。
日頃の接触により良好な関係ができれば、指示を出したことが確実に実施される確率が高くなります。また指示を出された方が仕事の中心になるようにすることで、指示を出された後輩の仕事のやりがいも大きくなり人材として育つと思われます。
後輩に伝わる指示の出し方
後輩に伝わる指示は指示を出す側の配慮が大きい面があります。後輩は指示者の立場が上で人事権を握られていることなどもあり防衛的になる傾向があります。そのような後輩の心情を理解して、指示を出す側は自分から後輩と積極的なコミュニケーションを取り指示が伝わりやすい関係を築く必要があります。後輩が失敗をした時は責め過ぎず成功した時は褒めることで後輩を仕事の上で育てると同時に、自分からの指示も正確に伝わるようにすることが大事です。
