メールを個人的に使う時の相手は親しい友人や知人の場合が多く堅苦しい決まりもない気軽な文書を交換することが一般的です。
しかしビジネスでメールは相手が上司や取引先などの場合もあるので、ビジネス文書と同様に一定の決まりの書き方をすることやマナーを守ることが必要になります。
ビジネスメールの書き方により上司に評価されることや取引先との信頼関係が失われることも考えられるので、ビジネスメールの基本を身につけることが大切になります。
ビジネスメールとは
メールは個人的に作成する場合と仕事で作成する場合がありそれぞれ作成する内容が違います。個人的なメールは広い範囲の知人や友人などとのコミュニケーションに利用されますが、仕事で作成するメールはビジネスメールと呼ばれ主に仕事に役立つ情報のやりとりなどをします。
以前のビジネスメールは会社と会社がやりとりをする目的でしたので、一人一人ではなく部署やチームなどに対して共有のアドレスが与えられていました。共有なので限られた範囲で使用されていました。
しかし今は一人一人にメールアドレスが与えられていますので、部門に共通の情報の伝達だけでなく色々な部署の人との交流などにもビジネスメールが使われるようになっています。
ビジネスメールはフォーマルなことに使用されて形式的な傾向のあるビジネス文書とは使い方が異なり、社内の親しい人とのコミュニケーションを取る気軽な手段としても使われます。ビジネスメールがビジネス文書の違いをわきまえて使うことが必要になります。
ビジネスメールの長所や短所と適切な使用場面
ビジネスメールは手軽ですぐに送信できて電話のように相手の時間を拘束しない便利さがあり、郵便やファックスなどのようにコストがかからないことや一度に多くの人に送ることができることなど多くの長所があります。
逆に相手が読んでいるかどうかが確認できないことや相手がメールを見てどのように感じているかがわからないこと、送信の履歴がいつまでもデータとして残るので状況によっては厄介なことになることなどの短所もあります。
ビジネスメールを作成する時は、送信先を考えてメールだけで済ますことが危険な場合はビジネス文書や直接会うことなどに変える臨機応変な対応が必要です。
たとえば自分がミスをして相手に謝罪をする場合や借金などの重要な頼みごとをする場合などにメールは適当でないと思われます。
またビジネスなどで緊急に連絡を取らなければならない場合や約束の時間などに間に合わない場合は、メールでは相手が不在の場合は連絡が取れませんので電話などの方が適切だと思われます。
ビジネスメールの書き方
ビジネスメールは相手が理解できるように書くことが大切です。まず相手の宛先を明確に記載し敬称をつけることを忘れないようにします。
次に挨拶をして送信者である自分が相手に分かるように名前を名乗り、用件は要旨を先に記載し詳細を後から述べます。結びの挨拶をした後、最後に会社や住所などの署名をします。
宛先のTOやCC、BCCの意味を理解して送信先を間違えずに使い分けることが重要です。TOはその人に送信しておりCCはTOの宛先に送ったので参考に見てくださいという意味です。
BCCは他の受信者にはアドレスが見えない連絡方法でCCとは異なります。
ビジネスメールの件名は相手が見ただけで確認できるように簡潔で内容が分かりやすい書き方をします。件名の書き方が分かりにくいと廃棄される恐れもあります。
ビジネスメールは短い文書で作成し、ひとつのメールでひとつの用件を書くことが原則です。長い丁寧な内容の場合はメールよりビジネス文書の方が適していると考えられます。
ビジネスメールのマナー
ビジネスメールの件名は簡潔明瞭に記載することがマナーですが簡単すぎて要件の内容が不明な場合は相手が困ります。簡潔でも具体的な日時や内容が記載されていると相手に理解されやすくなります。
ビジネスメールでは宛先を間違わないように注意することが必要です。宛先を間違えて個人情報が漏洩すると大きな問題になることもありますので慎重なチェックが必要です。
宛名の記載は、会社名、部署名、役職名、担当者の氏名の順番が基本になります。会社名などは（株）と省略するのでなく株式会社とフルネームで記載することがマナーです。また宛名の記載ミスや変換ミスは非常に失礼なことになりますので注意が必要です。
ビジネスメールは不用意な記載が大事になる場合もあるので、作成の後に宛名だけでなく本文の表現など全体を見直すことが重要になります。
最後に署名をしますが、署名は会社名、部署名、担当者氏名、住所、電話番号、FAX番号、MAIL、URLなどが通常の記載の順番になっています。
失敗しないビジネスメールを作成するには
失敗しないビジネスメールを作成するには、ビジネスメールを作成する前にビジネス文書とビジネスメールの違いやビジネスメールの長所と短所を理解することが前提になります。
文書とメールの違いや長所・短所を踏まえて宛先などを吟味し、ビジネス文書とビジネスメールのどちらが適切であるかを判断して使い分けることが賢明だと考えられます。
ビジネスメールの作成に当たっては、書き方のマナーを守って相手に失礼のないように作成することが大切です。
