ビジネスを行う上では会議を開催しなければならない場面があります。
法律で実施が義務づけられている取締役会や株主総会の他、会社の経営を話し合う経営会議や部門の業績についての会議など多くの会議があります。
会社組織では多くの人に一度に連絡事項を伝えるために会議が頻繁に開かれる傾向があります。
ほとんどの会議は開催される意味があると考えられますが、中には目的がはっきりせず開く必要があるのか疑問を抱かざるを得ない会議も見られます。
会議の目的
会議を開催することは会社組織が企業活動を推進する際に必要ですが、目的を明確にしないと時間やコストの大きな無駄遣いになる危険があります。
会議の目的通りの結果が出るように、入念な事前準備をすることや会議の効率的な進行を考える必要があります。
会議の目的を達成するには、入念な事前準備が不可欠になります。
会議に参加するメンバーには会議の目的が理解できるアジェンダなどを明記した資料を事前に配布して、あらかじめ会議の目的を共有しておくことが大事です。
また会議の場で初めてアジェンダなどを示され意見を求められてもすぐに意見を出すことは難しいと思われます。事前に会議の内容を把握していれば会議の開催までに自分の考えをまとめておくことが可能になります。
会議の目的が参加者全員に周知徹底されていることで、目的を達成する会議を実施することができると思われます。また各参加メンバーの意見がすぐに出ることで、会議の進行がスムーズになり時間とコストの節約になります。
事前準備
会議を実施する前には、会議の目的と最終的な着地点を決めることが最も重要です。そして目的を達成して着地点に至るためには、アジェンダを決めることや資料を準備することが必要になってきます。
会議に参加するメンバーを選定し確定することや日時や実施場所を決めることも会議の成功につながる要素であり大切なことです。
できるだけ意見を述べることができて会議に出席できるメンバーを選び、出席しやすい日時や場所に決めることが大事です。
会議の事前準備として資料やアジェンダを参加者にあらかじめ配布しておき、会議の内容を参加者全員が共有しておくことが大切になります。
事前にアジェンダを知り資料を読み込むことで、会議に臨む参加者が会議について考える余裕ができると考えられます。
また事前にアジェンダや資料を理解することでそれぞれの参加者が自分の意見や考えを持つことができ会議が開催されるとすぐに自分の意見が述べられますので、会議を効率的に進めることができると思われます。
会議をスムーズに進めるコツ
会議をスムーズに進めるにはメンバーを必要最小限にすることが必要です。
会議の参加者が多すぎると緊張感に乏しくなる傾向があり、出席しても意見を出さない人がいると会議が不活発になり内容に乏しくなることも考えられます。
会議に参加したメンバー全員が意見を出し合うことで会議の内容が充実すると考えられます。一人でも会議に消極的なメンバーがいると、全体のレベルが引き下げられて会議がスムーズに進行しなくなる恐れがあります。
配布する資料も最小限にして口頭で話し合うことや説明する方が理解されやすい面があります。詳細な資料を配布すると資料を読み込むことに熱中するメンバーが出て、話し合うことや説明することが疎かになってしまうことも考えられます。
規模が大きい会議の進行は、予め主だったメンバーと打ち合わせて議事を進行させるようにしておくことが効果的です。
会議で意見を述べ合うことは必要ですが、目的や結論に近づかない議論はどこかの時点で終息させることも必要です。
良い会議と悪い会議
良い会議は予定した時間通りに進み時間通りに終了し、目的を達成して目指した着地点の結論に到達します。
出席人数は必要最小限で、会議では全員が発言して活発な意見交換が行われ会議がスムーズに進行すると思われます。
また良い会議は厳選されたメンバー全員が積極的に会議に参加するので雰囲気が良く活気に満ちていて、会議の時間が厳守されるので限られた時間で目的を達成し結論を出すための適度な緊張感が漲っていると考えられます。
悪い会議は参加者が多く会議に消極的なメンバーも参加しているので、会議の活気がなくなることが考えられます。
会議に参加していても会議に集中していないメンバーもおり、会議の目的を達成することや結論を得ることが難しくなると思われます。
特に定例で行われる会議は事前の準備が不十分な場合や会議の進行が滞る場合があり、議事の進行が遅くなり社長の話だけで終わる場合や会議の時にいきなり出されたアジェンダについて沈黙の時間が長くなる会議も考えられます。
良い会議を行うためには
良い会議を行うためには、最初に会議の目的を定めて目指す着地点を明確にすることが必要です。その上で会議の参加メンバーを必要最小限に絞り込み、事前の準備を確実に行うことが大切です。
事前に会議のアジェンダを決め資料を整えて、会議の前に参加メンバーに配布することが良い会議をする上で重要になります。
会議の進行は時間厳守で行い、決められた時間内で適度な緊張感で実施され会議の目的を達成することや目指す結論に到達することが大事です。
