ビジネスは社内社外の人との交流で始まります。社内は挨拶だけで交流を始めることができますが、社外の場合は最初に名刺交換を行うことが必要であり交流をする基本となります。
初対面の名刺交換の印象がその後の交流や取引などに影響を与えることも考えられますので、名刺交換の基本を身につけておくことは組織の人として重要なことになります。
目次
基本の名刺交換の流れ
名刺交換の意義
ビジネスでお互いが初対面の場合は、名刺交換によってそれぞれの会社の人間であることを紹介することになります。名刺交換でお互いの所属の会社や肩書が明らかになり、会社の人間であることが確認された上で会社同士の交流が始まります。
そのため名刺交換はビジネス上重要なことになり、名刺はそれぞれの会社の人間であることを証明する重要な文書と言えます。
基本的な受け取り方
名刺を受け取る時は受け取った名刺を収納する名刺入れを用意します。相手の名刺は両手で受け取ることが基本であり、受け取る時に「頂戴致します。」などの言葉を添えます。
相手も名刺を出している場合は、右手で名刺を差し出し左手で相手の名刺を受け取ります。受け取った名刺は名刺入れの上に置き、しばらく商談などを行って相手を確認した後に頃合いをみて名刺入れに収納します。
基本的な渡し方
名刺を渡す時は名刺入れを準備して、相手に面会した時に名刺を素早く出して軽くお辞儀をして両手で相手に差し出します。
その際に目線を下に落とすのではなく、相手の目を見ながら笑顔で渡すことが大切です。
また会社名や肩書、氏名を省略せずにフルネームではっきりと述べることが重要です。相手も名刺を出している場合は、通常は左手で相手の名刺を受け取り右手で相手よりも低い位置で名刺を差し出します。
名刺交換のマナーについて
名刺交換をするときの注意点
名刺交換は肩書の序列の順に行います。名刺を差し出すのは、目下の人が目上の人よりも先に出すことがマナーです。目上の人が先に差し出す場合もあるので、その時は目下の人が遅れたことを詫びてすぐに名刺を差し出します。
名刺を差し出す高さは、通常は目上の人が差し出した高さよりも低い位置で差し出します。名刺を受け取る人が複数の場合、目上の人が先に受取り目下の人は後に受け取るのがマナーです。目下の人が先に受け取ることは失礼になりますので注意が必要です。
名刺交換をするときのタイミング
名刺交換はビジネスの色々な場面で行われます。通常は会社を訪問した時にすぐに名刺交換が行われます。会社訪問時の他に、会社が所属する業界の定時総会や地域の産学官などの懇親会で名刺交換をします。
懇親会では同じテーブルの人と名刺交換をしますが、出席者名簿を見て名刺交換をしたい人がいるテーブルに移動して名刺交換をすることもあります。
ビジネス関連の講演や展示会などで、興味のある会社や個人と名刺交換をする場合もあります。様々な場面でビジネスチャンスに遭遇するので、常に名刺入れを持ち歩きいつでも名刺交換ができるようにしておくことが必要です。
名刺を切らした時のマナー
名刺は日頃から管理しておく必要がありますが、切らしてしまうこともあります。名刺交換の時に名刺を切らした場合は、名刺の持ち合わせがないことを詫びて口頭で会社名や肩書、氏名などを名乗ることです。
後日丁寧な詫び状を添えて名刺を郵送すれば、相手に好印象を与えてビジネスチャンスが生まれることも考えられます。
複数人数で名刺交換する場合は？
複数の人と名刺交換する時に気をつけること
複数の人と名刺交換をする場合は、名刺交換をする順番を間違えないように注意します。取引先の担当者と上司が自分の会社を訪問して自分と自分の上司が相手と名刺交換をする場合は、はじめに相手の上司と自分の上司が名刺交換をして、次に相手の担当者と自分の上司、三番目に自分と相手の上司、最後に相手の担当者と自分が名刺交換をします。
名刺交換の相手の人数を把握して人数分の名刺を用意しておくことや、受け取った名刺を一旦名刺入れに入れて次の名刺交換に備える工夫も必要です。
名刺の置き方
名刺交換をする人が複数の時は、相手が座っている順番にテーブルの上に名刺を並べて置くのが基本的な対応です。
順番に置いておけば、会話の途中に相手の名前を忘れた場合でも名刺の順番を見て確認できますので名前を間違えずに会話を続けられます。
複数の人との名刺交換で注意すること
人数が多くなると相手の人が確認できなくなり順番が定かでなくなるので、その際は相手を確認できる担当者などが中心になって会話をする方が無難です。
受け取ってテーブルの上に並べた名刺を会話の途中でテーブルの下に落としてしまう危険もありますので、落とさないような注意が必要です。
まとめ
名刺交換は多くのビジネスの場面で必要になりますので、ビジネスに従事する場合は名刺交換の基本をしっかり身につけておくことが必須です。
初対面の名刺交換の時に与える印象で会社同士の取引などが大きく左右され、その後の会社の命運にかかわる場合も考えられます。プロのビジネスマンとして成功するには、ビジネスに必要な名刺交換のマナーを確実にマスターすることが不可欠です。
