時間というのは全ての人に対して平等に存在しています。
しかし、どのように時間を使うのかということによって、その人の生き様が変わってしまうように、社会人にとって時間管理をするというのは必須項目と言っても過言ではありません。
上手く時間管理をすることが出来る人というのは、仕事が出来る人という印象を周りに与えることが出来ますので、役職や収入もアップすることになりますが、時間管理が出来ない人の場合は、いつまで経っても仕事に押し潰されてしまうことになります。
こちらでは、上手く時間管理をする方法について詳しく紹介していきます。
やるべきことを全て書き出す
上手な時間管理をするために必要なのは、「何をしなければならないのか？」ということと「どれくらいの時間が必要なのか？」ということを把握することにあります。
そのためにまずは、やるべきことを全て書き出すことが重要です。
書き込むのはメモ帳でもスケジュール帳でもカレンダーでも何でも良いですが、日常的に持ち歩いていつでも書き込めるような媒体がオススメです。
最近だとスマートフォンのToDoリストなどを活用する人も多くなっています。
仕事の場でスマートフォンを取り出すことに忌避感がある職場の場合はスケジュール帳を持ち歩くクセを身につけるのも良いでしょう。
この際には、「今日中にやること」や「明日までに完成させること」、「来月の何日に発表すること」など、現在の時点で決まっていることを全て書き出すのが重要です。
また、仕事をしている途中に新たな仕事を頼まれてしまうというケースも多いので、このような場合には仕事が発生した時点でToDoリストに加えるようにします。
そうすることによって、常に1つの仕事だけに意識を持つだけではなく、先々の仕事のことを考えて行動することが出来ますので、気持ちのゆとりを生み出すことが出来るようになります。
洗い出した内容に優先順位を付ける
社会人というのは学生と違って、常にやらなければならないことが膨れ上がってしまうケースが多いです。ToDoリストに書き出した内容の中にも必ず優先順位というものがあります。
優先順位の中には、何日の何時までに提出しなければならないというものから、自分にとって得意ではない内容となっているために完成までの時間が掛かってしまうというものまで含まれています。
この時点で大切なのはチェックを付けた項目の優先順位を付けるというものになっていて、優先順位を付けることによって自分の中で整理しながら仕事をすることが出来るようになります。
学生時代の習慣と合わせるのなら、夏休み中の宿題をやる際の計画表に似ているかもしれません。
自分の中で得意な宿題と苦手な宿題に分類して、時間が掛かるものは早めに取り掛かることによって期限に間に合うように宿題をすることが出来るようになります。
注意点としては計画倒れになってしまうと学生時代と違って挽回が出来ないケースも多いので、その点については注意しなければいけません。
タスクの期限を決めてスケジュール通りに行動する
やらなければならないことを書き出して、それぞれに優先順位を付けることが出来れば、次は1つ1つのタスクに対して期限を決めます。
この際の期限については、出来る限り細分化して自分にとって無理のない範囲で期限を定めることが大切です。例えば1つのタスクに通常なら1時間掛かるなら1時間で完成させて10分間で確認をするようにします。
そうすると合計では1時間10分の時間が掛かることになりますが、確認を怠ったことによって修正や再提出といったことになると余計な時間が掛かることになるために、10分間の時間を付けることによって後々の余計な時間を省くことが出来ます。
ここで無理をして50分や1時間といった期限を定めてしまうと後々になって大きなトラブルに繋がってしまうので気を付けなければいけません。
また、長期的なタスクで1週間や1ヶ月後に期限を定めたものの場合は、さらに細分化して短期間の期限を設けることも大切です。
人間というのは怠けてしまう生き物なので、期限まで時間があるとギリギリになるまで行動しない人が多いです。
そうすると上手く時間管理をすることが出来なくなりますので、長期的なタスクに関しては短期に区切って期限を設けることによって怠けることを防ぐことが出来ます。
後はスケジュール通りに行動をすれば、自分にとって上手く時間管理を出来ている状態で仕事に臨むことが出来るようになります。
まとめ
時間管理というのは社会人にとって必須項目となっていますが、学生時代と時間の使い方が大きく異なるために戸惑ってしまう人も多いです。
しかし時間管理を上手く出来るようになればスキマ時間を上手く作り出すことが出来るようになり、仕事に対してもゆとりが生まれることになりますので、仕事だけではなくプライベートも充実させることが出来るようになります。
また時間管理が上手い人というのは、人を使うのも上手くなる人が多いので、昇進や昇給などのシーンでも結果的に好転するケースが多くなっています。
