社会人なら仕事のミスはなくて当たり前。そうはいっても人間の手がやることでは100％ミスをしないのは、なかなか難しいですよね。
しかしミスをしないことは無理でも普段の行動を改めたり、対策を自分で考えたりすれば最小限に抑えることはできます。
そこで今回はオフィスワークに起こりがちなミス、その改善方法についてまとめてみました。
目次
起こりがちなミスといえば
メールやFAXの送信先を間違える
新入社員や中途で入りたての人がやりがちなミスです。しかもメールもFAXも送信後は取り消しができません。
送信先ミスの何がいけないかというと、価格に関することや会社の機密情報が送信先に全て見られてしまうのです。この場合は情報漏えいという重大な過失が発生するため、すぐに上司に報告し指示を仰ぎましょう。
大切な書類を失くす
デスクの整理整頓がきちんと行われていない人によく起こるミスです。PC上に保管されていた書類なら印刷し直せば済みますが、人から預かった書類などはどうにもなりませんよね。
また書類を送ってもらうとなれば、会社の信用問題にも関わるため、むやみに依頼するのは好ましくありません。大切な書類は預かったら、決められた保管先にファイリングするなどの習性を心掛けましょう。
頼まれていた仕事を忘れる
与えられた仕事で手一杯になってしまう人に見られるミスです。これがプライベートなら笑い話ですが、仕事の場合は重大な損害につながる恐れもあります。
大事な取引先とのアポイントを忘れていた日には全く笑えませんから、週始まりにはスケジュールを確認するようにしましょう。またこういった仕事を忘れやすい人には特徴があります。
同じミスを繰り返したり、仕事が覚えられなかったりするので、周囲の人のフォローが必要です。
なぜミスが起こるのか
管理体制がずさん
ミスを減らすために、まずは原因をきちんと突き止めましょう。多くのミスは管理体制がずさんなところにあります。経理ソフトや給与ソフトを導入したはいいが、それを使いこなすためのマニュアルが整っていない。
またソフトの使い方を理解している社員がいない…こうなってしまうとソフトの意味がありません。便利なソフトを導入してもミスが減らない、そういった場合は管理体制を見直してみましょう。
確認不足
人が起こしてしまうミスの多くは確認不足によるもの。先輩や上司に確認をせず「これでいいだろう」という勝手な判断によるミス。
確認はしていても聞き違いや勘違いが引き起こしたミス。いずれも確認を怠ったために起こったミスです。思い込みによるミスを減らすには、今後はコミュニケーションを密に取ること。
そして聞き違いや勘違いによるミスも復唱する、メモで残しておくことでミスを減らせます。
個人の性格の問題
ミスをしやすい人には性格に共通点があります。「忘れっぽい」「整理整頓が苦手」「きちんと休憩時間を取らない」こういった人はミスを起こしやすいといわれています。
「忘れっぽい」は指示された仕事の内容を覚えられない。
「整理整頓が苦手」は書類の検索に時間がかかるので、業務自体の効率が下がる。
「休憩時間を取らない」は集中力の低下を引き起こし、その分ミスが増える。
身の回りに当てはまる人がいたら要注意です。
ミスを減らすための改善方法
途中経過を報告する
オフィスワークのミスを完全に無くすのは無理でも、改善策を立てることでミスを減らせる効果が期待できます。まずは途中経過をきちんと報告し、情報の共有に努めることです。
業務を終えてからミスが発覚するより、途中経過の段階で気付けた方が修正する手間を省けるからです。面倒でもミスを減らすために、進捗状況は周りに確認を取ってもらうように徹底していきましょう。
デスクやPCの整理整頓をする
先述した通りですがミスの多い人は整理整頓が苦手です。資料を探すのに時間が掛かり、それによって業務全体の効率が下がります。
それだけではなく物の片付けが苦手だということは、頭の中で業務の優先順位を組み立てることも苦手なのです。そういった人はミスを繰り返し起こしてしまうので、まずは出勤したらデスクやPCを整理整頓。
記憶力に自信があってもその日にやらなければいけないことを、メモに書き出しましょう。整理整頓やメモへの書き出しを徹底するだけでも、高い確率でミスを減らすことができるはずです。
適度な休憩をとる
休憩時間を惜しんで仕事に没頭していては、ミスは減りません。人間の集中力は何時間ももたないからです。集中力が低下している状態でダラダラと仕事をしていれば、いつかきっと大きなミスを引き起こします。
結果としてミスを修正する為の仕事がまた増えるので、いつまでもミスは無くならないという無限ループにはまってしまうのです。
反対にミスが少ない人はオンオフを上手に切り替えられる人。休憩をしっかり取った分、仕事中は高い集中力を発揮するのでミスがほとんどないのです。
まとめ
いかがでしょうか。
あなた自身はオフィスワークをしていて、ミスが多い方ですか？少ない方ですか？また最近ミスが続いている…と感じた人はミスを引き起こしてしまう原因から考えましょう。
そこの原因を解決していけばきっとミスは減らせます。ぜひ今回紹介した、ミスを減らすための改善方法も参考にしてみてくださいね。
